09 - Daten Bereinigen

Achtung! Alle Angaben erfolgen ohne Gewähr und unter Ausschluss jeglicher Haftung! ¹

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie ihr JBVS Hausmanagement-System DSGVO-Konform und schlank halten und auf was Sie in diesem Prozess beachten müssen.

Je nach Datenmengen, die Sie in mit Ihrem Hausmanagement-Programm wöchentlich bzw. monatlich dazubekommen kann sich ein alter Datenstand auch auf die Performance Ihres Programms auswirken.

Warum sollte ich Daten bereinigen?

Wir empfehlen jedem Kunden die Datenbereinigung regelmäßig durchzuführen.

Grundsätzlich keine Daten von Buchungen, Rechnungen oder Kundendaten nach fristgemäßer Aufbewahrung zu löschen geht gegen die Grundrechte im Datenschutz. Als Beispiel gelten Essgewohnheiten, Allergien oder auch das exakte Geburtsdatum im Datenschutz als besonders schützenswerte personenbezogene Informationen, da sie Rückschlüsse auf Gesundheit, Religion oder Weltanschauung zulassen. Diese Daten müssen Sie direkt nach Abrechnung der Buchung löschen.

Für die Speicherung dieser Daten benötigen Sie außerdem im vornherein die Einwilligung der jeweiligen Personen.

Grundsätzlich gilt beim Datenschutz: Nur mit Erlaubnis speichern und nur solange behalten wie nötig für den Zweck.

Wer kann meine Daten bereinigen?

Wer Daten bereinigen kann hängt davon ab, wer die Berechtigung dafür gesetzt hat. Prüfen Sie Ihre Berechtigungsgruppen und pflegen diese gegebenenfalls.

Für das Tool der Datenbereinigung benötigen Sie die Schreibe-Berechtigung "Funktion: Altdaten löschen":

Wie bereinige ich meinen Datenstamm?

Sie möchten jetzt Ihren Datenstamm bereinigen.

Bitte beachten Sie, dass dies derzeit ein manueller Prozess ist und daher regelmäßig von Ihnen ausgeführt werden sollte.

Bitte führen Sie den Vorgang zu einer Zeit aus, wenn nur Sie selbst das Programm offen haben!

Tool aufrufen

Sie haben die Berechtigungen geprüft und haben nun Zugriff auf das Tool "Altdaten löschen":

Datentypen und Buttons

Öffnet sich der Dialog, haben Sie mehrere Datumsfelder, Checkboxen und Buttons zur Verfügung.

Die Datumsfelder beziehen sich immer auf den Kontext. Es werden immer nur Daten berücksichtigt, die seit dem angezeigt Datum nicht mehr verwendet wurden bzw. so weit zurückliegen.

Die Buttons löschen hierbei immer nur den Datentyp der aktiviert wurde.

Zur Lösch-Auswahl stehen folgende Kategroien zur Verfügung:

• Private Daten

  Als "private Daten" werden bestimmte Angaben innerhalb eines Kunden bezeichnet. Informationen, wie Essgewohnheiten, Geburts- und Bankdaten werden hier aus den Kunden entfernt, die seit dem gewählten Datum nicht mehr verwendet wurden.

• Kontaktdaten

  Kontaktdaten sind die Einträge, die Sie beim Kunden hinter "Kommunikation" hinterlegen. Diese Daten werden aus den Kunden entfernt, die seit dem gewählten Datum nicht mehr verwendet wurden

• Kurs- und Adressdaten

  Dies sind alle Daten, die mit den Buchungen und Adressen zu tun haben. Alle Buchungen, die älter als das angegebene Datum sind, sowie alle zugehörigen Rechnungen, Kundendaten (falls nicht mehr Verwendet), Protokolldaten, Wiedervorlagen und Personenzuweisungen werden entfernt.

Löschvorgang abwickeln

Haben Sie Datum und Datentypen kontrolliert, können Sie den jeweiligen Kategorie-Button betätigen, oder haben Sie alle Kategorien angehakt, können Sie den Button für "alle oben genannten Daten" betätigen.

Die Berechnung der Daten startet dann.

Ist die Berechnung abgeschlossen, müssen Sie den Löschvorgang bestätigen:

Haben Sie dies bestätigt, wird die Löschung durchgeführt.

Sie haben erfolgreich Ihre Datenbank bereinigt.

Sie können das Fenster für die Datenlöschung jetzt schließen.

Information - Haftung: ¹

Alle Angaben zur erfolgten Löschung der Bestandsdaten erfolgen ohne Gewähr für die absolute technische Rückstandsfreiheit in allen dezentralen Teilsystemen. Jegliche Haftung für mittelbare Schäden aus der Nutzung dieser Information wird, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.